Führungskräfte müssen als gutes Vorbild vorangehen. Dazu gehören es heute zwingend, sich digitale sowie agile Methoden und Medien anzueignen und diese an den richtigen Stellen zu integrieren. Leben Sie ihren Mitarbeitenden das neue, digitale Arbeiten vor und unterstützen Sie diese durch den gezielten Einsatz von Tools und Methoden. Dabei ist es für eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit im Unternehmen entscheidend, die einzelnen Kollaborationstools für bestimmte Zwecke festzulegen und diese dann auch konsequent zu nutzen. So kann auch aus der Distanz gewährleistet werden, dass alle im Team immer auf demselben Stand sind, eine transparente Kommunikation erhalten und die Arbeit an gemeinsamen Projekten vereinfacht werden. Neben Standardwerkzeugen wie Microsoft Office und Teams gibt es hier eine Vielzahl an Werkzeugen, die die mobile und ortsunabhängige Teamarbeit unterstützen.  Die Palette reicht hier von Kommunikationsinstrumenten wie Slack, Zoom oder GoToMeeting über Planungstools wie Trello oder Meistertask bis hin zu internen sozialen Netzwerken etwa auf Basis von Coyo. Damit wird es möglich, den ständigen Austausch und transparenten Überblick in Projekten auch auf Distanz zu gewährleisten.

Zu welchen Zeiten ist welcher Mitarbeitende erreichbar? Wer arbeitet wann von zu Hause? Welche gemeinsamen Termine gibt es im Büro? Welche Tätigkeiten lassen sich gut vom Homeoffice aus erledigen, für welche Themen sollen die Mitarbeitenden im Büro zusammenkommen? Für alle diese Fragen müssen eindeutige Regeln aufgestellt werden. Diese Dos und Don’ts gelten für alle, auf für die Vorgesetzten. Gemeinsam mit den jeweiligen Kolleginnen und Kollegen sind die jeweiligen Ziele zu definieren, dazu die zugehörigen Arbeitsaufwände und KPIs sowie Termine und Fristen. Dabei ist immer zu beachten, wo und unter welchen Rahmenbedingungen die Aufgaben umgesetzt werden. So ist auch Homeoffice nicht gleich Homeoffice: Müssen etwa Kinder betreut werden, weil die Schulen geschlossen sind, wird mehr Flexibilität benötigt als in einem Single-Haushalt.

Arbeiten auf Distanz erzeugt „Fliehkräfte“ und kann schnell zu einer Aufweichung von Strukturen führen. Insbesondere wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter isoliert fühlen, weil die wichtige informelle Kommunikation wegfällt, wie der Buschfunk, kurze, aber wichtige Absprachen auf dem Flur oder der Austausch mit den Kollegen in der Kaffeeküche. Daher ist es wichtig, neben klaren Vereinbarungen  auch regelmäßige Kommunikationstermine einzuführen, etwa tägliche kurze Meetings (Daily) in denen die wichtigsten To-Dos für den Tag besprochen werden.  Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle immer auf demselben Stand bleiben, egal wo sie gerade arbeiten. Zudem sollten für die Kommunikation feste Regeln definiert werden, was über welches Tool kommuniziert wird. So sind E-Mails beispielsweise nicht für Diskussionen zu spezifischen Themen geeignet, denn dadurch entstehen schnell unübersichtlich lange Mailschlagen. Hier eigenen sich Chat-Kanäle, über die man im Übrigen auch den informellen Austausch unterstützen kann, in dem eigene Gruppen und Kanäle dafür eingerichtet werden.

Was schon in physischen Meetings problematisch ist, potenziert sich in der Online-Kommunikation: Einzelne Teilnehmer und Teilnehmerinnen werden in den Hintergrund verbannt, weil andere die Diskussionen dominieren und sich profilieren. Online ist es jedoch ungleich schwerer, die Fäden in der Hand zu behalten und die Befindlichkeiten von einzelnen Teilnehmenden zu erkennen. Denn diese sind auf kleine Bilder reduziert, die Mimik ist schwieriger erkennbar, insbesondere wenn die Übertragungsqualität mangelhaft ist. Dies stellt besondere Anforderungen an die Moderation. Auch hier sind deswegen Regeln wichtig, wie etwa Feedbackrunden, bei denen alle zu Wort kommen und so auch diejenigen Teilnehmer abgeholt werden, die sonst lieber im Hintergrund bleiben. Bildschirm-Meetings sind zudem anstrengender als physische Besprechungen. Deswegen muss besonders darauf geachtet werden, dass die geplante Dauer eingehalten wird und genügend Pausen eingeschoben werden.

Gerade beim Arbeiten aus der Distanz ist es essentiell, den persönlichen Kontakt zu jedem einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterin aufrecht zu erhalten, auch außerhalb der regelmäßigen Termine. Dabei muss sich die Führungskraft ausreichend Zeit für jedes Gespräch nehmen, um Probleme frühzeitig erkennen zu können und anzugehen. Persönliche Gespräche stärken das Vertrauen, geben Orientierung und Halt. Zudem zeigen Führungskräfte, dass Sie sich für ihre Mitarbeitenden interessieren. Besondere Aufmerksamkeit sollte man auch den Regelterminen schenken. Werden beispielsweise Entwicklungspläne besprochen, muss immer auch die Erwartungshaltung des Einzelnen abgefragt werden. Feedbacks zu Arbeitsergebnissen sollten direkt und vor allem zeitnah erfolgen. Persönliche Gespräche unter vier Augen sind solchen über Telefon oder Videocall vorzuziehen, diese schaffen größere Vertrautheit und zeigen besonders in Zeiten von Corona Wertschätzung. 

Eine Herausforderung ist es in Zeiten von Corona, neue Mitarbeitende ins Team zu integrieren oder neue Teams zusammenstellen, denn das funktioniert online nur bedingt. Bei Online-Zusammenkünften ist deswegen gerade in neuen Teams darauf zu achten, dass niemand die Kamera ausschaltet. Denn wenn sich einzelne ausklinken, können keine Nähe und Vertrautheit geschaffen werden. Beim isolierten Arbeiten im Homeoffice und der häufig ausschließlich virtuellen Kommunikation fehlen wichtige Teile der menschlichen Interaktion. Deswegen sollte man hier durchaus auch einmal einen Offline-Team-Event anbieten, natürlich unter Einhaltung aller Hygienevorschriften und Abstandsregeln.

Durch die räumliche Trennung bekommt der Einzelne vieles nicht mehr mit. Im Sinne einer guten Fehler- und Lernkultur ist es deswegen wichtig, regelmäßig darüber zu sprechen was läuft und vor allem auch, was nicht gut läuft, etwa als regelmäßigen Bestandteil von Meetings oder Retrospektiven. Vor allem Erfolgsgeschichten sollten regelmäßig geteilt und Lob geäußert werden, um Motivation zu erhöhen sowie Wertschätzung und Würdigung der Arbeit deutlich zu zeigen.