Um Breitbandnetze und -produkte erfolgreich vermarkten zu können, ist es unabdingbar, dass Versorgungsunternehmen auch die digitale Versorgung als ihr Kerngeschäft begreifen. Dabei gelten dieselben und zum Teil höhere Qualitätsstandards wie bei Strom, Erdgas, Wärme oder Wasser. Eine der großen Herausforderungen ist es, dass es beim Breitbandgeschäft in der Regel noch keine standardisierten Abläufe im Unternehmen gibt. Auch entsprechende Prozessmodelle sind noch rar gesät. Deswegen wurde jetzt das Modell des Prozesskostenanalyse-Werkzeugs Vivax PROCO deutlich erweitert und um alle wichtigen Abläufe, die mit dem Breitbandgeschäft zusammenhängen, ergänzt. Als Teil des Anwendungspakets Vivax Analytics ermöglicht es Vivax PROCO, sämtliche Unternehmensprozesse aus Organisations-, Kosten- und Kapazitätssicht zu bewerten. Die Grundlage dafür ist ein Prozessmodell, in dem bereits rund 600 versorgungstypische Geschäftsprozesse mit etwa 6.000 zugeordneten Tätigkeiten je Sparte und Bereich hinterlegt sind.

Bevor es an die Prozessgestaltung und Analyse geht, muss jedoch geklärt werden, wie die eigene Breitbandstrategie aussehen soll. Denn ein Unternehmen, dass sich lediglich als Passivnetzbetreiber aufstellt, ist aus Prozesssicht deutlich einfacher abzubilden als ein Internet-Service-Provider, der die komplette Palette an Breitbandprodukten anbietet. Zudem muss strukturiert festgelegt werden, welche Prozesse im eigenen Hause abgewickelt werden und welche an externe Partner ausgelagert sind. 

Gerade auch der Kundenkommunikation sollte dabei ein besonderes Augenmerk geschenkt werden. Denn in der Startup-Phase wird oftmals die Bestandskundenbetreuung vernachlässigt – schlichtweg, weil man noch keine Bestandskunden hat. Wenn dann auch noch die Prozesse nicht sauber laufen, rächt sich das schnell. Selbst wenn die Prozesse an externe Partner ausgelagert wurden, steht in der Regel Name und Logo des Stadtwerks auf den Angeboten. Unzufriedene Kunden gepaart mit mangelhaftem Service können deswegen die Imagewerte eines Stadtwerks nachhaltig schädigen.

Beim Übergang von der Startup-Phase in den „Regelbetrieb“ bietet sich die Chance, mithilfe von Vivax PROCO die Strategie zu überprüfen und eine Bestandsaufnahme der bestehenden Abläufe vorzunehmen. Die Erfassung der Tätigkeiten erfolgt softwareunterstützt durch die Mitarbeiter selbst. Auf diese Weise kann die erforderliche Datenbasis ohne großen Zusatzaufwand innerhalb von kurzer Zeit aufgebaut werden. Die dazugehörigen Kosteninformationen werden aus den betriebswirtschaftlichen Anwendungen übernommen. Durch eine softwaregestützte Tätigkeitsanalyse, bei der die einzelnen Mitarbeiter auf Sparten-, und Aufgabenebene erfassen, wie viel Zeit sie für die einzelnen Tätigkeiten aufwenden, entsteht so eine genaue Landkarte der Prozesskosten, aus der klar hervorgeht, wo die größten Optimierungspotenziale liegen. Dabei sollte auch das Thema IT nicht außen vorgelassen werden: Über das Vivax Analytics-Modul ITA können die Mitarbeiter schon während der Erfassung parallel angeben, welche IT-Werkzeuge für welchen Arbeitsschritt genutzt werden – Informationen, die für eine durchgängige Digitalisierung und Optimierung der IT-Infrastruktur unverzichtbar sind.

Durch die softwarebasierte Prozessanalyse mit Vivax PROCO und ITA sind Versorgungsunternehmen in der Lage, die Effekte von Optimierungsmaßnahmen auch im Breitbandgeschäft sofort zu überprüfen und nach zu justieren. Denn sie können die Prozesskosten auf Tätigkeits-, Prozess- oder Bereichsebene regelmäßig erfassen und auswerten. Mithilfe des Vivax-Prozessmodells ist es so möglich, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufzusetzen und so die Wettbewerbsfähigkeit immer weiter zu steigern. Und dies nicht nur beim Thema Breitband, sondern über alle Sparten wie Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Freizeiteinrichtungen, Parkierung, Photovoltaik, Straßenbeleuchtung, Wärme, ÖPNV oder Dienstleistungen hinweg.

Aufschlussreich war in diesem Zusammen eine Studie, die die Unternehmensberatung AXXCON vor und nach Ausbruch der Corona-Pandemie durchgeführt hatte. Danach haben 60 Prozent der EVU sowohl vor wie nach Corona konkrete Schritte für ihre weitere Digitalisierung geplant. „Das bedeutet im Umkehrschluss: Rund 40 Prozent der Unternehmen haben dies bis jetzt nicht getan“, so die Autoren der Studie. Auch im Umgang mit dem mobilen Arbeiten im Homeoffice ergaben sich interessante Ergebnisse:

„So haben auf dem Höhepunkt der Krise zwar drei Viertel der Führungskräfte im Homeoffice gearbeitet. Bei den Verwaltungs- und Büroangestellten waren es jedoch in 80 Prozent der Betriebe weniger als die Hälfte, bei 60 Prozent sogar weniger als ein Drittel. Und: Lediglich 46 Prozent der Unternehmen betrachten das Homeoffice als Modell der Zukunft. Die Zurückhaltung zeigt, dass die Branche trotz des vorausgesagten Digitalisierungsschubs eher traditionell geprägt ist und zu einem großen Teil an der Anwesenheit im Büro festhalten will“, heißt es in der Studie.

Die Gründe für den Sand im Getriebe der Digitalisierung haben wir ja in einem früheren Blogbeitrag schon einmal beleuchtet, der die Studie „Utility 4.0 2018: Ein aktueller Stand zur operativen Umsetzung der digitalen Transformation in der Energiebranche“ aufgriff. Danach liegt das Problem in erster Linie bei den horizontalen und abteilungsübergreifenden Prozessen. Denn für diese gibt es oftmals keine eindeutig benannten Prozessverantwortlichen, die mit den nötigen und ebenfalls übergreifenden Befugnissen ausgestattet sind. Damit enden diese Prozesse an vielen Stellen wie zuvor an der Abteilungsgrenze. Das „Besitzdenken“ behindert eine integrierte Abbildung der Abläufe. Und auch der Sprung ins Homeoffice fällt in einer solchen Struktur natürlich schwerer als in einer durchgängig prozessorientierten Organisation. Eine konsequente Digitalisierung im Prozessmanagement erfordert deswegen eine unternehmensübergreifende Strategie. Denn zum einen verändert die Umsetzung die Unternehmenskultur über alle Bereiche hinweg. Und auch die bereits implementierten Prozesse müssen nochmals analysiert und überdacht werden, damit sie mit den neuen digitalen Abläufen reibungsfrei zusammenspielen.

Um die digitale Transformation schnell und vor allem wirkungsvoll umsetzen zu können, ist es nicht nur nötig, die eigene Prozesslandschaft genau zu kennen. Auch die für die Bearbeitung der einzelnen Prozessschritte eingesetzten IT-Werkzeuge müssen erfasst werden. Nur ein detaillierter Blick auf beide Aspekte befähigt das Unternehmen zu entscheiden, welche Prozesse verändert und optimiert werden müssen und welche Anpassung in der bestehenden IT-Landschaft dafür nötig sind. Dabei muss man das Rad nicht neu erfinden. Denn mit Vivax Analytics und seinen Modulen Vivax PROCO und Vivax ITA haben wir eine Lösung entwickelt, mit deren Hilfe die Prozess- und IT-Organisation schnell und mit überschaubarem Aufwand durchleuchtet werden kann. Basis dafür ist ein standardisiertes Prozessmodell, in dem bereits fast 500 versorgungstypische Geschäftsprozesse mit rund 6.000 zugeordneten Tätigkeiten hinterlegt sind. Über die softwaregestützte Tätigkeitsanalyse können die einzelnen Mitarbeiter auf Sparten- und Aufgabenebene erfassen, wie viel Zeit sie für die jeweiligen Tätigkeiten aufwenden. Über das Modul Vivax ITA geben die Mitarbeiter dabei parallel an, welche IT-Werkzeuge für welchen Arbeitsschritt genutzt werden – Informationen, die für eine durchgängige Digitalisierung und Optimierung der IT-Infrastruktur unverzichtbar sind.

Über die Zuordnung aller Kosten zu den Prozessen und Tätigkeiten lässt sich im ersten Schritt eine genaue Landkarte der Prozesskosten erzeugen. Diese bietet nicht nur eine transparente Übersicht über die Kostenverteilung insgesamt. Sie liefert auch wertvolle Hinweise dazu, wo sich eine Digitalisierung lohnt und vor allem auch, wo nicht. Ist ein bestimmter Ablauf beispielsweise mit geringen Kosten verbunden, könnte aber nur mit größerem Aufwand digitalisiert werden, kann dies möglicherweise zurückgestellt werden, bis sich dieses Verhältnis aufgrund veränderter Rahmenbedingungen dreht. Im nächsten Schritt erfolgt dann die qualitative Analyse der Prozesse, um daraus anschließend die Digitalisierungsstrategie abzuleiten. Da die Erfassung softwarebasiert unterstützt wird, lassen sich Veränderungen genau verfolgen und dokumentieren. Effekte von Optimierungsmaßnahmen können überprüft und gegebenenfalls nachjustiert werden. 

Dabei erwies es sich als Fügung, dass genau zu diesem Zeitpunkt das Beratungsunternehmen Vivax damit beschäftigt war, sämtliche Prozesse und Abläufe bei den SWLB zu harmonisieren. „Es ging darum, die vielen neuen Bereiche und Aufgaben, die wir seit 2008 übernommen hatten, unter einen Hut zu bekommen und auch prozesstechnisch zu einem homogenen Unternehmen zu werden. Da lag es nahe, den neuen Bereich Telekommunikation ebenso mit Unterstützung von Vivax zu organisieren“, erklärt der SWLB-Geschäftsführer Bodo Skaletz. 

„Wir konnten zwar auf einer umfangreichen Voruntersuchung aufsetzen, doch diese musste im ersten Schritt erst einmal an die realen Gegebenheiten angepasst werden. Die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg ist eine Strategie, mit der die steigenden Anforderungen der Zukunft bewältigt werden können“, erklärt Dirk Fieml. Daneben mussten im Rahmen der Strategiefindung die unterschiedlichen Zielgruppen adäquat berücksichtigt werden, die Endverbraucher ebenso wie Gewerbe und Handel oder Industrie und Verwaltung. Aber auch die technologischen Entwicklungen wie die kommenden 5G-Netze fanden Eingang, ebenso wie die Visionen, die Ludwigsburg mit der digitalen Zukunft verbindet. „In unserem Projekt ‚Living Lab‘ arbeiten wir eng mit Firmen wie Bosch, Porsche, Daimler, Siemens, MHP und anderen zusammen. Auch dies steht in engem Zusammenhang mit dem Aufbau einer passenden Strategie“, ergänzt Oberbürgermeister Werner Spec.

Um die Wirtschaftlichkeit zu sichern, mussten die Cluster für den Rollout so dimensioniert werden, dass gleich zu Beginn mit möglichst wenig Aufwand möglichst viele Wohn- und Gewerbeeinheiten angeschlossen werden können. Insgesamt wurden so 24 Cluster mit insgesamt mehr als 57.000 Wohneinheiten definiert, die bis 2024 angebunden werden sollen. Dabei peilen die Stadtwerke eine Erschließungsquote von rund 80 Prozent an. „Die Erfahrungen aus den ersten beiden Clustern zeigen jedoch, dass dies nicht unrealistisch ist. Denn hier haben wir in nur zwei Monaten mit rund 500 Kunden bereits 90 Prozent erreicht“, berichtet Bodo Skaletz.

„Zwar handelt es sich bei Breitband auch um ein Netz - es funktioniert sowohl technologisch als auch prozessual aber nach völlig anderen Regeln als etwa ein Stromnetz. Deswegen ist es erfolgsentscheidend, die nötigen Kompetenzen aufzubauen und rechtzeitig die personellen Ressourcen zu rekrutieren“, so Dirk Fieml. Bei der Prozessgestaltung ist zudem darauf zu achten, dass es sich hier um ein Massenkundengeschäft handelt. „Dabei muss es schnell gehen. Denn wer heute online einen Internetanschluss bestellt, erwartet eine sofortige Reaktion und umgehende Lieferung“, so Fieml weiter.

Auch technologisch mussten Entscheidungen getroffen werden: Welche Technologien kommen zum Einsatz? Wie sieht das Netzdesign insgesamt aus? Auf welche aktiven Komponenten setzt man? Und wie wird die Inhouse-Verkabelung gestaltet, mit KOAX, Kupfer oder Glasfaser bis in die Wohnung? Dazu kommen dann die Vertragsverhandlungen mit den einzelnen Anbietern, bei denen die SWLB auf die juristische Begleitung durch die Kanzlei Becker Büttner Held BBH setzte. „Gerade die vertragliche Seite hatten wir uns deutlich einfacher vorgestellt. Da steckt der Teufel in fast jedem Detail. Ohne spezialisierten Rechtsbeistand sollte man dieses Thema deswegen keinesfalls angehen“, erzählt Bodo Skaletz. Der jüngste Vertragsabschluss mit der größten Wohnungsbaugesellschaft, die Wohnbau Ludwigsburg GmbH, mit über 2.300 Wohnungen über die Basis TV Versorgung ist zudem einmalig in Deutschland. 

„Alles in allem konnten wir in Ludwigsburg diese Schritte innerhalb von nur wenigen Monaten abarbeiten und auch alle Verträge bis Weihnachten 2017 unter Dach und Fach bringen. Am 1. Juni dieses Jahres konnten wir somit mit dem Rollout starten“, freut sich Dirk Fieml. 

„Insgesamt haben wir so mit Unterstützung von Vivax die Basis geschaffen, um die hochgesteckten Digitalisierungsziele in Ludwigsburg auch tatsächlich erreichen zu können. Das hohe Interesse schon zu Beginn des Rollouts zeigt, dass wir mit unseren Angeboten genau richtig liegen“, zieht Bodo Skaletz eine erste Zwischenbilanz.